Utiliser une solution collaborative pour optimiser la performance

Pourquoi opter pour une solution collaborative ?

Aujourd’hui, choisir une solution collaborative pour son organisation c’est avant tout un choix stratégique. En effet, dans une époque où la digitalisation est à son paroxysme, les organismes, qu’ils soient publics ou privés ont tout intérêt, afin de gagner en productivité, d’opter pour une solution collaborative performante. En offrant des outils performants et en regroupant les informations, une solution collaborative révolutionne la façon de travailler en entreprise.

Qu'est-ce qu'une solution collaborative ?

Mais avant tout, comprenons, en quelques lignes qu’est ce qu’une solution collaborative. Une solution collaborative c’est un espace de travail numérique qui regroupe, dans un seul espace hautement sécurisé, de nombreuses fonctionnalités collaboratives performantes ainsi que des ressources qui facilite, au quotidien, le travail des utilisateurs afin de leur permettre de réaliser, dans d’excellentes conditions, leurs missions et projets.

Les enjeux d’une solution collaborative dans un contexte de travail hybride

On parle de travail hybride lorsqu’on combine travail traditionnel (en présentiel, au bureau) et télétravail (hors site). Pour répondre à ce mode de fonctionnement de plus en plus présent dans les entreprises, les solutions collaboratives existent. En effet, ces dernières permettent de faciliter la collaboration et la productivité puisque, peu importe où se trouve l’utilisateur, ce dernier peut accéder à l’ensemble des fonctionnalités que propose une solution collaborative tout en, même à distance, collaborer de manière productive avec son équipe.

Quels sont les avantages d'une solution collaborative ?

Ils sont nombreux : productivité, flexibilité et gain de temps (pour ne citer qu’eux). En effet, une solution collaborative permet aux utilisateurs de gagner en productivité, d’améliorer les communications et, de gagner du temps en, par exemple, automatisant des tâches et/ou processus. En résumé, une solution de collaboration offre de très nombreux avantages pour les entreprises leur permettant de gagner en efficacité.

Que permet d’améliorer une suite collaborative dans une entreprise ?

Une suite collaborative, aussi connue sous le nom de plateforme collaborative, est un ensemble de fonctionnalités numériques pensées pour simplifier le travail d’équipe et améliorer la productivité au sein d'une entreprise. Une suite collaborative permet de centraliser les informations, les tâches et les communications afin d’offrir, aux entreprises, une coordination plus efficace. En résumé, une suite collaborative permet de:

• Accentuer la cohésion d'équipe
• Améliorer la communication interne
• Optimiser la gestion de projets
• Gagner en productivité
• Favoriser l'innovation

La productivité

Comme indiqué précédemment, une suite collaborative offre un panel de fonctionnalités pour améliorer la productivité d’une entreprise. Que ce soit en termes de centralisation de l’information, de collaboration en temps réel ou d’automatisation des tâches, opter pour une suite collaborative qui répond le mieux à vos besoins optimisera le travail de vos équipes tout en améliorant la performance globale de votre entreprise.

La communication

Vous souhaitez centraliser vos échanges, communiquer en temps réel et gagner en transparence ? Optez pour une suite collaborative ! En effet, une solution collaborative performante réunit, dans un seul et unique espace, vos messages, fichiers et autres documents, finis de demander les droits à vos collègues !

En termes de communication instantanée, les outils de messagerie intégrés (messagerie instantanée, visioconférences...) permettent de communiquer instantanément avec ses collègues et ce, peu importe leur position géographique.

La rapidité d’exécution

Une suite collaborative efficace permet d’accélérer les processus de travail. En ayant accès de manière instantanée à l'information, vous gagnez un temps précieux en évitant de chercher des informations dispersées dans des dossiers, voire des sous-dossiers. Le système de co-édition collaborative permet également aux personnes de travailler simultanément sur un même document.

De plus, pour citer un autre avantage d’une suite collaborative qui permet de gagner en rapidité d’exécution, l’outil de gestion de projet permet de suivre en temps réel l’avancement des tâches et des missions, et d’identifier d’éventuels blocages. En réduisant les temps de recherche, en offrant la possibilité de collaborer simultanément, et en offrant une meilleure visibilité sur l’avancement des projets, une suite collaborative permet de gagner en rapidité d’exécution.

Comment choisir sa solution collaborative ?

Pour choisir sa future solution collaborative, il est primordial pour une entreprise d’identifier, en amont, les besoins et les usages de ses collaborateurs, de comparer les outils actuels et de réaliser une analyse du marché et des prestataires existants afin de choisir une solution collaborative performante et innovante.

L'analyse du besoin et des usages

Avant de réaliser une analyse du marché, il est primordial d’identifier les besoins de votre entreprise : taille de l’entreprise, secteur d’activité, nombre d’utilisateurs, type de projet, culture d’entreprise...et d’analyser les usages actuels de votre organisation (outils existants, processus de travail, moyen de communication...). En suivant ces étapes, ces dernières seront des critères de choix quant à la sélection de votre future suite collaborative.

La sélection des outils

Il faut savoir qu’une suite collaborative peut offrir un certain nombre d’outils collaboratifs (parfois trop pour certaines entreprises) et certaines de ces mêmes entreprises peuvent rapidement se perdre dans la sélection des outils. Pour cela, il est impératif d’identifier les besoins des collaborateurs et de ne pas hésiter à impliquer vos équipes et à testez des solutions avant de vous engager avec un fournisseur.

L'analyse du marché et des prestataires

Aujourd’hui, sur le marché des solutions collaboratives, les offres et les éditeurs sont nombreux. Pour un organisme, le choix du futur outil peut rapidement virer au cauchemar. Pour éviter cela, il est essentiel, en priorité, comme indiqué précédemment, d'identifier vos besoins précis. Vient ensuite le moment d’analyser les solutions collaboratives existantes et de comparer les différentes offres en s’appuyant sur des critères clés tels que les fonctionnalités, le prix, les avis des utilisateurs, etc.

Enfin, prenez le temps d’évaluer les prestataires en termes de réputation, de service client, et même de sécurité des données. De plus, les aspects juridiques, comme le respect du RGPD ou l’hébergement des données, peuvent être des facteurs déterminants dans la prise de décision finale. Si nous devions vous donner un seul conseil : prenez le temps de bien analyser vos besoins et de comparer les différentes solutions.

Pourquoi choisir la solution collaborative Hexagone plutôt qu’une autre ?

Choisir la solution collaborative Hexagone c’est choisir la souveraineté au Cloud Act et c’est faire confiance à des éditeurs 100 % français, basés en régions, au plus proche des utilisateurs finaux. C’est aussi choisir des fonctionnalités robustes et sécurisées. En résumé, choisir la solution collaborative Hexagone c’est faire le choix de travailler, au quotidien, avec de la haute technologie française.

Les avantages de la solution Hexagone

Aujourd’hui, l’une des particularités de la solution collaborative Hexagone est qu’elle est composée en quatre brique collaboratives :

• Brique 1 / Bureau collaboratif (suite bureautique, gestion des documents, gestion de projet et des tâches, outil de sondage, workflow...) : Interstis fournit les bases et XWiki se charge des outils bureautiques
• Brique 2 / Messagerie et agenda : BlueMind apporte ses compétences pour une messagerie nativement compatible avec Outlook et d’agenda partagé
• Brique 3 / Sécurisation et gestion du parc informatique et applicatif : Tranquil IT apporte sa technologie pour un environnement fiable et sécurisé
• Brique 4 / Communication instantanée : Belledone Communications alimente la technologie nécessaire à la communication instantanée via son application Linphone

Celles-ci sont entièrement modulables en fonction des besoins des utilisateurs et ces derniers peuvent choisir tout ou partie de la solution collaborative 100 % française. A la différence de certaines solutions collaboratives françaises et américaines bien connues, la suite collaborative Hexagone est hébergée dans un environnement SecNumCloud, auprès de notre partenaire 3DS Outscale, filiale de Dassault Systèmes. Pour rappel, le SecNumCloud est le plus haut niveau de sécurité français recommandé par l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d'information (ANSSI). Que ce soit en termes de productivité, de collaboration ou de gestion de projets, la suite collaborative Hexagone a été optimisée pour améliorer, au maximum, le quotidien et l’expérience des utilisateurs.

Différences entre Office 365 et Hexagone

A la différence de la solution collaborative de Microsoft, la suite collaborative Hexagone est hébergée dans un environnement SecNumCloud. Ainsi, Hexagone n’est pas soumis au Cloud Act. En termes de fonctionnalités, Hexagone offre l’outil workflow, une boîte mail française et sécurisée, la téléphonie VoIP, un service client français ainsi qu’un kit de personnalisation.

Différences entre Google Workspace et Hexagone

Contrairement à Google Workspace, Hexagone offre le plus haut niveau de sécurité d’hébergement des données certifié par l’ANSSI. De fait, le Cloud Act ne s’applique pas à la solution collaborative française Hexagone. Hexagone se distingue aussi de Google Workspace par un éventail de fonctionnalités performantes, notamment un outil de workflow, une boîte mail française hautement sécurisée, la téléphonie VoIP, un support client français et des options de personnalisation.

Pour conclure sur l’utilisation d’une solution collaborative

En résumé, le choix d’une solution collaborative n’est pas à prendre à la légère. A termes, il s’agit d’un outil qui facilitera votre quotidien et celui de vos collaborateurs en offrant de nombreuses fonctionnalités performantes à votre organisation telles que la gestion de projet, une boîte mail sécurisée ou encore une messagerie instantanée et un outil de workflow pour ne citer que celles-ci.

Pour être clair et précis, adopter une suite collaborative représente un choix stratégique pour les entreprises soucieuses d'optimiser leur performance. En optant pour un espace de travail numérique sécurisé et intuitif, les nombreux outils regroupés dans une solution collaborative révolutionnent les méthodes de collaboration, améliorent la productivité et renforcent la cohésion au sein des équipes.

En résumé, choisir une solution collaborative, c'est faire le choix d'une organisation plus agile, plus efficace et mieux préparée à relever ses défis professionnels.