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Mail et agenda collaboratif : un outil de planification partagé

 Optez dès aujourd’hui pour un module de planification partagé qui représente une véritable alternative à Microsoft, hébergé en France sous un environnement SecNumCloud. Synchronisez vos agendas et organisez vos événements en un clic depuis l'agenda collaboratif partagé d'Hexagone. Gérez facilement la confidentialité de vos événements, partagez vos disponibilités avec vos collaborateurs et créez des événements en toute simplicité.

Et tout cela, sans changer vos habitudes grâce à sa compatibilité native à Outlook.

FOURNI PAR

Logo de la société 3DS Bluemind
Logo de la société 3DS Interstis
Logo de la société 3DS Outscale

Boite mail souveraine et sécurisée

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Une boîte mail souveraine et Open source

Afin de répondre aux besoins fonctionnels de boîte mail, de sécurité et de souveraineté des organisations, la suite a mis en place en partenariat avec l’éditeur de messagerie collaborative BlueMind, un service mail répondant à ces exigences.

Ils ont su se faire une notoriété sur le marché de la messagerie collaborative et se positionner dans la communauté Open source. Il porte également des valeurs de souveraineté et de sobriété auxquelles Hexagone, comme la plupart de nos clients, sommes sensibles.

Wireframe de l'interface de la boite mail

 

Un service sécurisé grâce au SecNumCloud

La sécurité et la souveraineté des données font partie de l’ADN d’Hexagone. C’est pour ces raisons que le  choix d’un hébergement certifié SecNumCloud pour la suite collaborative et le service mail est une évidence. 

3DS Outscale, le partenaire pour l’hébergement est une entreprise française filiale du Groupe Dassault Système et fondée en 2010 afin de répondre au problème de la souveraineté des données. Spécialisée dans le domaine du Cloud computing, 3DS Outscale propose des services d’infrastructure en tant que service (SaaS).

Le Visa de sécurité SecNumCloud que détient 3DS Outscale est une garantie de protection et de sécurité. Il s’agit du plus haut niveau d’engagement en matière de sécurité.

L’obtention de ce référentiel permet de répondre aux besoins les plus exigeants de sécurité, confidentialité et souveraineté numériques des acteurs publics, parapublics, des Opérateurs d’Importance Vitale (OIV) et des Opérateurs de Service Essentiels (OSE).

Wireframe de la fonctionnalité agenda

Agenda collaboratif et partagé

Synchronisez vos agendas et organisez vos événements en un clic depuis l'agenda collaboratif partagé : gérez votre agenda ou les agendas des projets depuis la suite collaborative Hexagone.

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Synchronisation en Temps Réel

Intégrez vos agendas professionnels ou personnels pour une mise à jour automatique et bidirectionnelle, garantissant que tout événement ajouté sur la solution se reflète instantanément dans vos autres calendriers.

Gestion de la Confidentialité

Contrôlez qui peut voir vos événements et votre agenda global en un clic. Les intitulés des événements peuvent être masqués pour préserver la confidentialité.

Coordination Simplifiée

Superposez les agendas de vos collaborateurs pour trouver facilement des créneaux de réunion disponibles. Utilisez un système de couleur pour différencier les membres de l'équipe.

Planification de Réunions Récurrentes

Organisez des rendez-vous récurrents (quotidiens, hebdomadaires, mensuels) avec une date de fin, synchronisés automatiquement avec les agendas de vos contacts.

Une boite mail et un agenda synchronisés

Collaborer avec une boîte mail ayant une compatibilité native à Outlook ... pour ne pas changer ses habitudes !

Avec notre service mail, accédez aux services de messagerie collaborative à tout moment et depuis tous navigateurs web. La solution avec son interface ergonomique et performante répond aux besoins de sécurité, de souveraineté des organisations et de compatibilité avec Microsoft. Accédez à votre agenda depuis une seule et même interface après synchronisation afin de gagner du temps.

Et tant d’autres fonctionnalités à découvrir !

  • Gérer et consulter
  • Classer et organiser
  • Retrouver facilement

Depuis une interface ergonomique et performante, gérer et consulter vos e-mails

En mode SaaS dans un environnement cloud certifié SecNumCloud, ce service mail est une solution web accessible sur internet depuis tous types de navigateurs web. Consultez et gérez la boîte mail via une simple connexion internet et cela à tout moment ! Bien évidemment, une identification sera demandée pour accéder à la plateforme.


Cette alternative aux acteurs américains comme Outlook.com ou Google Suite offre les fonctionnalités de base et avancées d’un service mail tout en ayant une interface simple avec une prise en main rapide.
Ne changez pas vos habitudes : conservez l’interface de votre boîte mail Outlook tout en utilisant le serveur Bluemind grâce à la compatibilité native à Outlook et l’implémentation du protocole MAPI !

Classer et organiser les emails dans des dossiers faciles d’accès

Comme les solutions Microsoft ou Google, le service mail inclut un système de dossiers permettant le classement des e-mails entrants. C’est un système d’arborescence de dossiers à différents niveaux. Choisissez de « Marquer tout comme lu » ou « Vider le dossier »

Retrouver un e-mail ou une information avec la recherche avancée

Ce service mail est doté d’un mode de recherche performant, permettant d’effectuer des recherches multicritères et full-text (corps et pièces jointes) directement dans le contenu des e-mails.
Pour un usage rapide, utilisez la barre de recherche et saisir un mot. Le système va ainsi rechercher l’ensemble des e-mails contenant ce mot.


Pour une recherche plus ciblée, appuyez-vous sur le système de recherche par critère. Il peut affiner sa recherche en complétant les critères comme préciser la taille des pièces jointes.

Wireframe de la brique mail et agenda

Comparaison d'Hexagone face à d'autres suites bureautiques

Hexagone
Microsoft Office 365
Google Workspace
Messagerie & Agenda
Agenda
Boîte mail française et sécurisée

Pourquoi choisir la suite collaborative Hexagone plutôt qu'une autre ?

Carte de France

Souveraineté

Hexagone est la première suite bureautique et collaborative souveraine, qui préserve les données françaises et européennes de toute ingérence extraterritoriale. Au-delà du respect du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), et du cadre réglementaire français et européen auquel la suite adhère, et souhaite dépasser ces exigences, et fournir une solution de pointe sur la souveraineté des données...

Pictogramme d'un cadenas pour la sécurité des données

Hébergement SecNumCloud

Son enjeu est de fournir une suite dont le niveau de sécurité est adapté aux besoins des entreprises et des organisations du secteur public et à la variété des usages collaboratifs. La modularité de l’offre permet de sécuriser, en fonction de vos besoins, une ou plusieurs briques de l’environnement numérique de travail. L’offre propose deux niveaux de sécurité sur un environnement unique, le SecNumCloud et le ZéroTrust.

Les questions les plus posées

Qu'est-ce qu'un agenda collaboratif et pourquoi l'utiliser ?

Comprendre le concept d'agenda collaboratif

Un agenda collaboratif permet à plusieurs utilisateurs de gérer et synchroniser leurs calendriers de manière centralisée.

Il facilite la coordination des événements, met à jour les informations en temps réel, offre des options de contrôle d'accès, et s'intègre souvent avec d'autres outils collaboratifs comme la messagerie et la visioconférence.

Les avantages d'un agenda collaboratif dans le milieu professionnel

Un agenda collaboratif offre une visibilité partagée sur les plannings, favorisant la coordination des équipes. Il permet une synchronisation en temps réel des rendez-vous et des tâches, réduisant ainsi les risques de conflits d'emploi du temps.

L'accès à distance facilite le travail en équipe, même à distance, en favorisant la communication et la planification collective. Enfin, la possibilité de partager des notes et des documents associés aux événements améliore la collaboration et la productivité globale.

C'est quoi un mail collaboratif ?

Un mail collaboratif est une fonctionnalité qui permet à plusieurs utilisateurs de travailler ensemble sur un même email ou une même chaîne de messages. Cela peut inclure des fonctionnalités telles que la rédaction conjointe d'un email, la gestion partagée des réponses et des suivis, ainsi que la possibilité de commenter ou d'ajouter des notes internes dans le corps de l'email.

Cette approche favorise la collaboration efficace entre les membres d'une équipe ou entre des collaborateurs externes, simplifiant ainsi la communication et la coordination des tâches.

Comment créer et gérer un agenda collaboratif ?

Les étapes pour créer un agenda collaboratif

Pour créer un agenda collaboratif, il faut commencer par choisir une plateforme adaptée.

  • Configurer les paramètres de confidentialité et inviter les membres de votre équipe à rejoindre l'agenda.
  • Définir les autorisations pour contrôler qui peut voir et modifier les événements.
  • Planifier des événements en ajoutant des rendez-vous et des tâches pertinentes.
  • Enfin, s’assurer que tous les membres sont formés pour utiliser efficacement l'agenda collaboratif et réviser régulièrement son utilisation pour l'optimiser.

Gestion et partage de votre agenda collaboratif

Pour gérer et partager un agenda collaboratif, il faut définir les autorisations d'accès appropriées pour chaque membre de l'équipe.

  • Utiliser des fonctionnalités de catégorisation pour organiser les événements de manière claire et précise.
  • Partager l'accès à votre agenda en utilisant des liens ou des invitations directes aux membres de votre équipe.
  • Synchroniser l’agenda avec d'autres outils utilisés par votre équipe pour une coordination efficace.