L'EPCI du Cauvaldor mise sur une suite collaborative souveraine
Communauté de communes Causses et Vallée de la Dordogne
Un témoignage sur l’usage quotidien de la suite collaborative au service de la sécurité des données et de la collaboration entre 77 communes.
Contexte
La Communauté de communes Causses et Vallée de la Dordogne, qui regroupe 77 communes et 220 agents, a choisi de déployer la suite collaborative française Hexagone pour renforcer sa souveraineté numérique et la sécurité des données, tout en soutenant l’écosystème local.
La transformation numérique est pilotée par la Directrice Générale des Services et la Directrice des Systèmes d’Information, avec pour objectif de favoriser la collaboration entre les services sur l'ensemble des territoires. À deux voix, les deux agentes reviennent sur le déploiement de la suite collaborative Hexagone dans l’administration.
Résumé
La suite Hexagone centralise l’information, facilite le travail en mode projet et réduit les emails, tout en restant intuitive et simple d’usage. Elle améliore la collaboration entre les services, assure la sécurité des données et montre qu’il existe des alternatives françaises aux solutions américaines, efficaces et ergonomiques.
"J’ai donc résisté, j’ai cherché des alternatives, j’ai fouillé. J’ai fait chiffrer deux solutions : Hexagone et Office 365. Pour les Américains, je dois le dire, j’ai eu peur !"
indique la Directrice des Systèmes d’Information
En France, l’état du marché numérique est connu : plus de 80 % des entreprises et administrations françaises collaborent sous pavillon américain. Pourquoi l’EPCI que vous représentez a-t-elle fait le choix d’une solution souveraine ?
La Directrice Générales des Services : La réponse est en fait dans la question, c’est parce que c’est souverain et, de surcroît, sécurisé. Mais aussi parce qu’on ne risque pas de subir une nouvelle hausse des prix en raison d’une crise d’ego supplémentaire de l’administration Trump. Tant sur le plan personnel que professionnel, je trouve que c’est toujours mieux d’acheter, quand c’est possible, français.
La Directrice des Systèmes d'Information : Je rappelle aussi que, en plus des questions de sécurité des données auxquelles nous sommes très sensibles, l’un des objectifs de la fonction publique territoriale, c’est de soutenir l’écosystème français. Nous sommes aussi sur un territoire où, par nos actions, nous souhaitons promouvoir le local. Quand on peut relocaliser sans dépasser les frontières, on le fait.
Pourquoi votre collectivité a-t-elle fait des sujets de souveraineté numérique et de cybersécurité des priorités ?
La Directrice Générales des Services : Nous étions déjà, à l’origine, sensibles à ces sujets de sécurité des données et, suite aux nombreuses cyberattaques touchant les collectivités, cela a été une demande forte de notre président et c’était aligné avec ses objectifs. Dans l’administration, pour se protéger davantage, en plus d’utiliser votre solution, nous avons aussi mis en place des formations visant à aider les agents à se protéger.
La Directrice des Systèmes d'Information : Quand j’ai regardé et cherché des alternatives répondant à nos critères de sécurité des données, je me suis rendue sur le site des « Gendarmes du numérique », c’est-à-dire l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (ANSSI), pour pouvoir m’appuyer sur leurs conseils et expertises en matière de solutions sécurisées. C’est là que j’ai découvert la suite collaborative Hexagone.
"Moi-même, j’utilisais Google Workspace et je dois dire que je retrouve, chez Hexagone, tout ce que j’avais chez Google."
précise la Directrice Générale des Services
Pour faire ce choix, un benchmark a-t-il été réalisé et, si oui, qu’est-ce qui a fait pencher la balance dans la décision finale ?
La Directrice des Systèmes d'Information : J’aime dire que j’ai résisté ! Dans mon étude, beaucoup de mes collègues – arrivant de collectivités territoriales importantes – voulaient continuer à travailler avec Office 365. Ils adoraient Teams.
La Directrice Générales des Services : Moi-même, j’utilisais Google Workspace et je dois dire que je retrouve, chez Hexagone, tout ce que j’avais chez Google.
La Directrice des Systèmes d'Information : J’ai donc résisté, j’ai cherché des alternatives, j’ai fouillé. J’ai fait chiffrer deux solutions : Hexagone et Office 365. Pour les Américains, je dois le dire, j’ai eu peur ! En fait, il y a énormément de coûts cachés et il faut sans cesse mettre la main à la poche. À la fin, c’est une enveloppe énorme. En plus de l’aspect sécurité – je rappelle que Microsoft est une société qui répond juridiquement au droit américain – qui ne répondait pas à nos critères, les prix étaient démentiels. Je me suis dit : si je ne trouve vraiment pas autre chose, ce sera Microsoft, mais quand on cherche, on trouve !
Vous représentez chacune la Communauté de communes Causse et Vallée de la Dordogne en tant que Directrice Générale des Services et Directrice des Systèmes d’Information. Combien d’agents composent l’EPCI et le service informatique ? Quelles sont ses principales missions et comment la suite collaborative Hexagone y contribue-t-elle ?
La Directrice Générales des Services : Au total, la collectivité compte 220 agents répartis sur une dizaine de sites. Le territoire, lui, compte 47 000 habitants sur 77 communes rurales. À Cauvaldor, nous avons la particularité de ne pas avoir de commune dite « centrale » ; l’EPCI est donc la référence pour ses 77 communes. De fait, nous avons pléthore de compétences : gestion des voiries, des équipements sportifs (gymnases, piscines, etc.), l'enfance-jeunesse, l’urbanisme et des compétences plus larges à destination de la population, comme la culture par exemple. Au vu de l’étendue de notre territoire, user d’un outil collaboratif avait tout son sens. Nous avons aussi pour objectif de mailler le territoire avec les différents services communautaires, qui ne se trouvent pas tous au même endroit. La suite collaborative Hexagone répond parfaitement à nos besoins de transversalité.
La Directrice des Systèmes d'Information : La direction des systèmes d’information est déconstruite en deux parties. La première a un périmètre très informatique, qui est celui de la maintenance des postes, des serveurs internes, des copieurs, des télécoms, ainsi que du déploiement de la fibre, des applications métiers, des mails, etc. La deuxième partie a un périmètre plus logistique, où nous avons la gestion des moyens généraux : gestion du parc automobile, du mobilier ainsi que, par exemple, l’entretien ménager des bâtiments.
La Directrice Générales des Services et La Directrice des Systèmes d'Information : En termes d’usages, il y a une réelle mise en place d’une démarche de travail en mode projet. Nous avions déjà théorisé et développé cela, mais avec l’arrivée de la solution Hexagone, cette action s’est développée, notamment lorsque cela a été présenté au comité de direction. Pour ce qui est des mails, le déploiement est en cours et nul doute que cela fera exploser les usages de la suite collaborative.
La Directrice des Systèmes d'Information : Les utilisateurs sont ajoutés progressivement et nous les accompagnons dans la création des espaces de travail. Chaque semaine, nous organisons des présentations aux services dans le but d’accroître l’utilisation de la solution et d’en faire – ce qui est presque déjà le cas – un véritable réflexe. En fait, la solution Hexagone nous lie numériquement.
La Directrice Générales des Services : Les services se sont bien appropriés l’outil, près d’une trentaine d’espaces ont été créés en peu de temps. La visioconférence est, de loin, l’outil le plus utilisé. Le système est d’ailleurs d’une facilité déconcertante, bien loin de ce que l’on pouvait avoir auparavant. Quelque chose qui est aussi à souligner, c’est le vocabulaire « français » de la solution, qui est très facile à comprendre et donc très intuitif. Quand on a testé l’outil Loop de Microsoft, l’outil est certes traduit, mais mal traduit, et ça ne facilite pas du tout l’utilisation.
Récemment, la collectivité que vous représentez a fait le choix de la suite collaborative Hexagone. On sait que les habitudes ont parfois la vie dure. Comment s’est déroulé le déploiement auprès des agents de la collectivité et quel rôle l’accompagnement a-t-il joué dans la conduite du changement ?
La Directrice Générales des Services : Au niveau des directeurs, la solution a été très bien accueillie et donc, ils vont la développer naturellement dans les services. On va passer un cap supplémentaire lorsque les mails seront déployés – après les élections municipales – les agents seront forcés de s’y connecter et cela deviendra un réflexe. Le fait que la DSI prenne le temps d’accompagner et de former chaque semaine facilite grandement la prise en main.
La Directrice des Systèmes d'Information : Beaucoup de services nous demandent comment la solution fonctionne, c’est donc positif. Pour accroître les usages, on essaie également de répondre à des problématiques. Par exemple, on demande comment les agents communiquent au quotidien ? Si c’est par des solutions externes, on les invite à communiquer via les fonctionnalités proposées dans la solution. Pour emmener davantage les agents dans la solution, on a récemment créé un espace de travail commun qui regroupe diverses informations et ressources utiles. Au déploiement des mails, les utilisateurs Outlook seront bloqués pour être automatiquement redirigés vers le module « Ma boîte pro ».
"Quand on peut relocaliser sans dépasser les frontières, on le fait."
indique la Directrice des Systèmes d’Information
Suite au déploiement de la suite collaborative Hexagone, avez-vous remarqué des bénéfices et/ou impacts positifs ?
La Directrice des Systèmes d'Information : Oui ! Par exemple, avec les maisons « France Services ». On en a plusieurs sur le territoire et, de par sa grandeur, elles sont éparpillées. Auparavant, pour remplir des documents d’appels à projets, il y avait un nombre incalculable de mails. C’est désormais quasi terminé : tout est déposé puis récupéré dans la solution. C’est un véritable gain de temps pour les services.
La Directrice Générales des Services : Nous sommes actuellement sur un projet de taille, celui de la réhabilitation d’un gymnase. Très honnêtement, la solution facilite la conduite du projet : les dossiers sont partagés, on a les bonnes versions des documents, tout le monde est au courant en même temps. Je gagne en visibilité sur les services éloignés qui travaillent dans leur coin, l’information circule, elle est facile à retrouver. En définitive, on gagne du temps, on hiérarchise et on ne subit pas l’information.
On entend souvent, de la part des décideurs, qu’il « n’existe pas d’alternatives ». Qu’est-ce que vous répondriez à cela ?
La Directrice Générales des Services et La Directrice des Systèmes d'Information : Il y en a, la preuve. Il faut chercher, prendre le temps d’étudier et faire confiance.
La Directrice Générales des Services : En fait, on est trop habitués aux solutions américaines et on a la fâcheuse tendance de se dire que ce qui est fait en France, ce n’est pas bien ; la modernité et l’innovation, c’est à l’étranger qu’on les trouve, alors que c’est faux. Est-ce qu’on a besoin, tous les jours, de ce qu’on trouverait peut-être chez Google ? Je ne crois pas. La solution Hexagone, elle est top, facile, pratique et concrète.
La Directrice des Systèmes d'Information : En fait, on retombe dans le combat et c’est là qu’il faut résister. Les agents nous disent : j’ai telle ou telle solution américaine à la maison et je la veux au travail. Microsoft a basé son empire en vendant à perte dans les familles pour que les professionnels ne puissent plus s’en passer. Il faut inverser la tendance. En cherchant, on trouve !
La Directrice Générales des Services : Pour compléter les propos de Nathalie, je dirais qu’il faut aussi être un peu chauvin, n’ayons pas honte de le dire.
Pour terminer, comment résumeriez-vous la suite collaborative Hexagone ?
La Directrice Générales des Services et La Directrice des Systèmes d'Information : Facile à utiliser, super intuitive, ergonomique et avec une transversalité réelle.
"C’est parce que c’est souverain et, de surcroît, sécurisé. Mais aussi parce qu’on ne risque pas de subir une nouvelle hausse des prix."
précise la Directrice Générale des Services
