Rodez agglomération travaille à la recherche d’outils souverains

Contexte

Philippe Trulla Monserrat, Directeur du service informatique de Rodez Agglomération, gère avec une équipe de trois personnes les outils numériques d’une collectivité de 290 agents. La collectivité utilise depuis plusieurs années la suite collaborative Hexagone, une suite développée par Interstis Solutions, notamment pour améliorer la gestion documentaire, les workflows et la collaboration interne tout en garantissant la souveraineté et la sécurité des données.

Résumé

Rodez Agglomération utilise la suite collaborative Hexagone développée par Interstis Solutions pour remplacer un intranet difficile à administrer et mieux répondre aux besoins des agents. La mise en place d’un système de workflows a constitué un élément décisif dans ce choix.

Aujourd’hui, la solution facilite le partage sécurisé de documents, la rédaction et la validation des notes administratives ainsi que la collaboration entre services.

Elle permet également à la collectivité de s’appuyer sur un outil français, sécurisé et conforme au RGPD, en phase avec les enjeux de souveraineté numérique.

Témoignage de Philippe Trulla Monserrat, Directeur du service informatique de Rodez Agglomération

Comment avez-vous identifié les technologies développées par Interstis Solutions ?

Il y a plusieurs années, nous avions organisé, à Rodez, un forum des métiers réunissant diverses entreprises. C’est à cette occasion que nous avons rencontré votre cofondateur, Thomas Balladur, qui nous avait notamment partagé sa vision en matière de souveraineté numérique et expliqué la manière dont vos solutions sont utilisées dans les administrations publiques. En matière d’intranet, nous utilisions un produit difficile à administrer. L’outil ne répondait pas vraiment à nos besoins ni à ceux des agents. Rapidement, nous avons conclu un accord avec vos équipes : si Interstis parvenait à mettre en place un système de workflows, nous travaillerions ensemble. Pari pris et tenu : cela a été fait en quelques mois et tout s’est très bien passé. Comme dans toute aventure professionnelle, il peut y avoir des contraintes. Mais lorsque cela a été le cas – rarement – le support a toujours été très réactif. Depuis des années, la collaboration se poursuit et continue de répondre pleinement à nos besoins.

Pourquoi votre collectivité a-t-elle fait des sujets de souveraineté numérique et de cybersécurité des priorités et avez-vous testé d’autres solutions avant d’opter pour la suite collaborative Hexagone ?

Cette question est aujourd’hui d’autant plus pertinente qu’elle ne l’était il y a cinq ans. Notre choix s’est porté sur l’usage d’une solution souveraine et sécurisée pour deux raisons : la volonté de changer et celle de répondre à des besoins spécifiques. Interstis Solutions a su répondre à nos attentes avec réactivité, en mettant tout en œuvre pour satisfaire nos exigences. Qui plus est, la solution est française, hébergée sur des datacenters situés en France et donc conforme à nos exigences en matière de RGPD. Elle offre également d’importantes garanties en matière de sécurité. Comme indiqué précédemment, notre intranet ne répondait pas à nos besoins. D’autres solutions ont également été testées, mais sans succès.

Depuis plusieurs années, l’EPCI que vous représentez est utilisatrice des solutions d’Interstis et notamment de la suite collaborative Hexagone. Les utilisateurs peuvent parfois éprouver une certaine appréhension face au changement, notamment en raison de leurs habitudes. Comment s’est déroulé le déploiement auprès des agents de la collectivité et comment ont-ils accueilli la solution ?

Honnêtement – mais cela s’explique aussi par le fait que nous n’avons pas encore pris cette direction – nous n’exploitons pas pleinement le produit ; nous avançons progressivement. Dans tous les cas, je sais que lorsque les agents l’utilisent, la solution est largement approuvée et la prise en main est satisfaisante, notamment sur les volets gestion de projets, workflows et communication interne.

Pourquoi avoir déployé la solution au sein de l’EPCI et comment est-elle utilisée ?

Par cette mise en place, nous souhaitions offrir aux utilisateurs un moyen simple, autonome et sécurisé de partager des documents. Différents espaces collaboratifs ont ainsi été créés afin de favoriser le partage d’informations, en interne comme en externe. Concernant le secrétariat général, nous avons également souhaité apporter – notamment pour les séances du conseil municipal et les bureaux de décision – une garantie dans l’exécution des notes et des processus de validation. Dans ce cadre, la coédition et la gestion des versions sont particulièrement appréciées. Ce sujet a d’ailleurs constitué un point d’entrée important dans l’adoption de la solution, puisque nous comptons une quarantaine de rédacteurs de notes.

On entend souvent, de la part des décideurs, qu’il « n’existe pas d’alternatives ». Qu’est-ce que vous répondriez à cela ?

J’aurais tendance à dire que c’est faux et que cela dépend avant tout du profil de la personne. Certes, il faut disposer du temps nécessaire pour choisir de nouveaux outils et les paramétrer, mais, en définitive, cela reste possible. Par exemple – pour être tout à fait honnête – s’agissant des besoins bureautiques d’une collectivité territoriale, il est tout à fait envisageable de changer d’outils, à condition de rester vigilant quant aux compatibilités avec les logiciels métiers.