Ma boîte pro Hexagone : Conçu pour organiser votre quotidien

Comprendre les problématiques

Utiliser une messagerie dépendante d’acteurs étrangers et difficilement maîtrisable

Avoir des difficultés à planifier ou synchroniser les rendez-vous entre équipes

Gérer manuellement les réunions et manquer de rappels automatiques

Accéder à une messagerie peu sécurisée

Utiliser des outils multiples qui ralentissent la collaboration

Trouver les solutions

Adoptez une messagerie souveraine, nativement compatible avec Outlook, sans bouleverser vos habitudes de travail

Travaillez plus efficacement grâce à la synchronisation et au partage en temps réel

Simplifiez l’organisation des réunions par des automatisations intuitives

Sécurisez vos connexions grâce à l’authentification à deux facteurs et au SSO

Collaborez plus efficacement en regroupant messagerie et agenda

Envoyer, transférer et répondre aux e-mails avec une adresse e-mail professionnelle

Créer des règles automatiques de gestion des courriels entrants (suppression, affectation à un dossier) en fonction de règles personnalisables

Classer et organiser les e-mails dans des dossiers

Rechercher rapidement un e-mail ou rechercher avec des filtres conditionnels avancés

Accepter, créer, gérer et modifier des événements dans l’agenda personnel

Inviter des collaborateurs internes ou externes à des événements

Créer des événements avec un lien de visioconférence ou une adresse

Paramétrer un message d’absence et ajouter une signature personnalisée

Les collectivités doivent gérer de nombreux échanges internes et externes, souvent dispersés entre plusieurs outils

Envoyez et suivez les invitations aux conseils municipaux et commissions, partagez les comptes rendus avec les élus, planifiez vos agendas et répondez aux demandes des citoyens depuis une messagerie unique et sécurisée.

Les entreprises doivent gérer de nombreux interlocuteurs tout en maintenant une coordination claire et centralisée

Planifiez vos projets, partagez un calendrier commun et organisez vos réunions en ligne. Conservez une messagerie structurée pour distinguer vos échanges avec clients, partenaires et collaborateurs.

Les établissements de santé doivent coordonner les échanges entre services, partenaires et professionnels tout en gérant un grand nombre de rendez-vous

Organisez vos réunions de service et RCP, informez le personnel via la messagerie professionnelle et centralisez vos contacts médicaux et institutionnels. Gérez vos rendez-vous avec les patients en présentiel ou en visioconférence depuis un seul espace.

Les établissements d’enseignement supérieur doivent coordonner les emplois du temps et les échanges entre enseignants, intervenants et étudiants

Facilitez la communication entre professeurs, intervenants et étudiants grâce à une messagerie dédiée. Gérez les agendas des cours, planifiez les réunions pédagogiques récurrentes et informez les étudiants en leur envoyant, par exemple, les convocations aux examens.

Les associations doivent structurer leurs échanges et coordonner les actions entre bénévoles, adhérents et partenaires

Organisez vos réunions, collectes ou missions de terrain et invitez les bénévoles directement depuis la messagerie. Informez vos donateurs des actualités de l’organisation, partagez vos documents administratifs et facilitez la communication entre tous les membres.

Les collectivités doivent gérer un grand nombre de demandes administratives provenant des citoyens

Traitez les demandes d’actes d’état civil plus rapidement en centralisant les échanges dans la messagerie professionnelle. Suivez chaque dossier, partagez les pièces jointes nécessaires et informez les citoyens de l’avancement en temps réel.

Une boîte mail souveraine et Open source

Afin de répondre aux besoins fonctionnels de boîte mail, de sécurité et de souveraineté des organisations, la suite a mis en place en partenariat avec l’éditeur de messagerie collaborative BlueMind, un service mail répondant à ces exigences.

Ils ont su se faire une notoriété sur le marché de la messagerie collaborative et se positionner dans la communauté Open source. Il porte également des valeurs de souveraineté et de sobriété auxquelles Hexagone, comme la plupart de nos clients, sommes sensibles.

Un service sécurisé grâce au SecNumCloud

La sécurité et la souveraineté des données font partie de l’ADN d’Hexagone. C’est pour ces raisons que le choix d’un hébergement certifié SecNumCloud pour la suite collaborative et le service mail est une évidence.

3DS Outscale, le partenaire pour l’hébergement est une entreprise française filiale du Groupe Dassault Système et fondée en 2010 afin de répondre au problème de la souveraineté des données. Spécialisée dans le domaine du Cloud computing, 3DS Outscale propose des services d’infrastructure en tant que service (SaaS).

Le Visa de sécurité SecNumCloud que détient 3DS Outscale est une garantie de protection et de sécurité. Il s’agit du plus haut niveau d’engagement en matière de sécurité.

L’obtention de ce référentiel permet de répondre aux besoins les plus exigeants de sécurité, confidentialité et souveraineté numériques des acteurs publics, parapublics, des Opérateurs d’Importance Vitale (OIV) et des Opérateurs de Service Essentiels (OSE).

Synchronisation en temps Réel

Intégrez vos agendas professionnels ou personnels pour une mise à jour automatique et bidirectionnelle, garantissant que tout événement ajouté sur la solution se reflète instantanément dans vos autres calendriers.

Gestion de la confidentialité

Contrôlez qui peut voir vos événements et votre agenda global en un clic. Les intitulés des événements peuvent être masqués pour préserver la confidentialité.

Coordination simplifiée

Superposez les agendas de vos collaborateurs pour trouver facilement des créneaux de réunion disponibles. Utilisez un système de couleur pour différencier les membres de l'équipe.

Planification de réunions récurrentes

Organisez des rendez-vous récurrents (quotidiens, hebdomadaires, mensuels) avec une date de fin, synchronisés automatiquement avec les agendas de vos contacts.

Une boite mail et un agenda synchronisés

Collaborer avec une boîte mail ayant une compatibilité native à Outlook ... pour ne pas changer ses habitudes !

Avec notre service mail, accédez aux services de messagerie collaborative à tout moment et depuis tous navigateurs web. La solution avec son interface ergonomique et performante répond aux besoins de sécurité, de souveraineté des organisations et de compatibilité avec Microsoft. Accédez à votre agenda depuis une seule et même interface après synchronisation afin de gagner du temps.

Et tant d’autres fonctionnalités à découvrir !

Depuis une interface ergonomique et performante, gérer et consulter vos e-mails

En mode SaaS dans un environnement cloud certifié SecNumCloud, ce service mail est une solution web accessible sur internet depuis tous types de navigateurs web. Consultez et gérez la boîte mail via une simple connexion internet et cela à tout moment ! Bien évidemment, une identification sera demandée pour accéder à la plateforme.

Cette alternative aux acteurs américains comme Outlook.com ou Google Suite offre les fonctionnalités de base et avancées d’un service mail tout en ayant une interface simple avec une prise en main rapide.
Ne changez pas vos habitudes : conservez l’interface de votre boîte mail Outlook tout en utilisant le serveur Bluemind grâce à la compatibilité native à Outlook et l’implémentation du protocole MAPI !

Classer et organiser les emails dans des dossiers faciles d’accès

Comme les solutions Microsoft ou Google, le service mail inclut un système de dossiers permettant le classement des e-mails entrants. C’est un système d’arborescence de dossiers à différents niveaux. Choisissez de « Marquer tout comme lu » ou « Vider le dossier »

Retrouver un e-mail ou une information avec la recherche avancée

Ce service mail est doté d’un mode de recherche performant, permettant d’effectuer des recherches multicritères et full-text (corps et pièces jointes) directement dans le contenu des e-mails.
Pour un usage rapide, utilisez la barre de recherche et saisir un mot. Le système va ainsi rechercher l’ensemble des e-mails contenant ce mot.

Pour une recherche plus ciblée, appuyez-vous sur le système de recherche par critère. Il peut affiner sa recherche en complétant les critères comme préciser la taille des pièces jointes.

Base de connaissances en ligne et FAQ

Assistance par ticket d’assistance et visioconférence

Communauté en ligne via espace

Statut des services disponibles 24/7

Comment migrer vos informations et préparer vos systèmes d'information ?

Une intégration dans votre système d'information

On vous accompagne dans l’intégration des outils dans votre nouvel environnement des systèmes de l’information.

Une assistance à distance

Un paramétrage sur-mesure

Comment former efficacement vos administrateurs et utilisateurs ?

Des formations pour les rôles des utilisateurs de votre organisation

Retrouvez des formations spéciales pour les personnes clés comme les ambassadeurs et administrateurs de votre organisation.

4 modules de formations

Des webinaires personnalisés

Comment assurer un déploiement stratégique de votre transformation numérique ?

Pilotage de votre transformation numérique

On vous accompagne tout au long de votre transformation numérique, en coordonnant les étapes clés.

Une planification adaptée

Un conseiller numérique dédié

Comment paramétrer, efficacement, votre environnement numérique de travail ?

Une configuration clé en main en 4 prestations

Nous organiserons la configuration de l'environnement numérique de travail de votre organisation.

En 3 jours minimum

Un conseiller numérique dédié

Avant d'adopter il faut comparer !

Choisir une solution souveraine, ce n’est pas renoncer aux fonctionnalités que vous connaissez déjà : la preuve avec le tableau comparatif ci-dessous.

Hexagone

Microsoft Office 365

Google Workspace

Messagerie professionnelle

Règles automatiques

Archivage et récupération

Agenda personnel

Invitations internes et externes

Agenda partagé et collaborateurs

Interface unifiée

Boîte mail française et sécurisée

Hébergement dans un environnement SecNumCloud

Compatibilité native avec Outlook

Comprendre le concept d'agenda collaboratif

Un agenda collaboratif permet à plusieurs utilisateurs de gérer et synchroniser leurs calendriers de manière centralisée.

Il facilite la coordination des événements, met à jour les informations en temps réel, offre des options de contrôle d'accès, et s'intègre souvent avec d'autres outils collaboratifs comme la messagerie et la visioconférence.

Les avantages d'un agenda collaboratif dans le milieu professionnel

Un agenda collaboratif offre une visibilité partagée sur les plannings, favorisant la coordination des équipes. Il permet une synchronisation en temps réel des rendez-vous et des tâches, réduisant ainsi les risques de conflits d'emploi du temps.

L'accès à distance facilite le travail en équipe, même à distance, en favorisant la communication et la planification collective. Enfin, la possibilité de partager des notes et des documents associés aux événements améliore la collaboration et la productivité globale.

C'est quoi un mail collaboratif ?

Un mail collaboratif est une fonctionnalité qui permet à plusieurs utilisateurs de travailler ensemble sur un même email ou une même chaîne de messages. Cela peut inclure des fonctionnalités telles que la rédaction conjointe d'un email, la gestion partagée des réponses et des suivis, ainsi que la possibilité de commenter ou d'ajouter des notes internes dans le corps de l'email.

Cette approche favorise la collaboration efficace entre les membres d'une équipe ou entre des collaborateurs externes, simplifiant ainsi la communication et la coordination des tâches.

Les étapes pour créer un agenda collaboratif

Pour créer un agenda collaboratif, il faut commencer par choisir une plateforme collaborative adaptée.

Configurer les paramètres de confidentialité et inviter les membres de votre équipe à rejoindre l'agenda.
Définir les autorisations pour contrôler qui peut voir et modifier les événements.
Planifier des événements en ajoutant des rendez-vous et des tâches pertinentes.
Enfin, s’assurer que tous les membres sont formés pour utiliser efficacement l'agenda collaboratif et réviser régulièrement son utilisation pour l'optimiser.

Gestion et partage de votre agenda collaboratif

Pour gérer et partager un agenda collaboratif, il faut définir les autorisations d'accès appropriées pour chaque membre de l'équipe.

Utiliser des fonctionnalités de catégorisation pour organiser les événements de manière claire et précise.
Partager l'accès à votre agenda en utilisant des liens ou des invitations directes aux membres de votre équipe.
Synchroniser l’agenda avec d'autres outils utilisés par votre équipe pour une coordination efficace.

Conçu pour organiser votre quotidien

Gérez vos échanges et vos agendas en toute simplicité et sécurité