Ville-la-Grand modernise ses services en contrôlant ses données

Comment une commune peut-elle concilier modernisation des usages et souveraineté numérique ? C’est autour de cette question que nous avons organisé un webinaire dédié au retour d’expérience de la commune de Ville-la-Grand. Commune de près de 10 000 habitants et composée d’environ 200 agents, Ville-la-Grand a fait le choix, depuis bientôt deux ans, d’adopter la suite collaborative souveraine Hexagone pour accompagner sa transformation numérique. Durant ce webinaire, Antoine Quach, Directeur des Systèmes d’Information, et Michaël Jacquemond, Directeur des Ressources Humaines, sont revenus sur les motivations de ce choix, le déploiement auprès des agents et les enseignements à tirer pour les collectivités souhaitant s’engager dans une démarche de souveraineté numérique.

Le choix de la souveraineté numérique

Dans un contexte où la maîtrise des données publiques et la cybersécurité deviennent des enjeux majeurs, la collectivité de Ville-la-Grand a fait le choix, assumé, de la souveraineté numérique pour ses outils collaboratifs.

Maîtrise des données et cybersécurité : un choix stratégique pour la collectivité

Aujourd’hui, on sait, grâce à des études, que plus de 80 % des entreprises et administrations françaises utilisent des outils collaboratifs américains. Ce constat, largement partagé, pose une question centrale pour les collectivités, celle de la maîtrise des données publiques. Pour la commune de Ville-la-Grand, cette question n’a pas été abordée comme un simple sujet technique, mais comme un enjeu stratégique. Dès l’ouverture du webinaire, Antoine Quach a rappelé la priorité qui a guidé la démarche de la collectivité, celle de garantir une maîtrise totale des données tout en assurant un haut niveau de cybersécurité. Dans ce contexte, le choix d’une solution souveraine s’est naturellement imposé. Opter pour une solution française, c’était faire le choix de savoir où sont hébergées les données, qui les opère et sous quel cadre juridique, tout en répondant aux exigences croissantes en matière de sécurité numérique.

La naissance du projet : répondre à des besoins organisationnels et collaboratifs

Le projet de recherche d’une solution collaborative souveraine prend naissance lors du séminaire de juin 2022, organisé par la commune. Ce temps d’échange a permis de faire émerger des besoins concrets, directement liés au fonctionnement quotidien des services. Sur le plan organisationnel, la collectivité souhaitait renforcer les outils collaboratifs mis à disposition des équipes. Sur le plan numérique, l’objectif était de se doter d’une solution capable de faciliter le partage d’informations, la coédition de documents afin de limiter les envois successifs de versions par mail et la gestion de projet. Derrière ces besoins, une ambition claire : celle d’améliorer les processus internes, de fluidifier les échanges et de favoriser une collaboration plus efficace entre les services. Il ne s’agissait pas seulement de changer d’outil, mais bien de faire évoluer les pratiques de travail, de manière progressive et pragmatique.

Des alternatives souveraines crédibles face aux suites collaboratives américaines

Dans le domaine des suites collaboratives, une idée revient fréquemment chez les décideurs, celle selon laquelle il n’existerait pas d’alternative crédible aux solutions américaines comme Microsoft 365 ou Google Workspace. Antoine Quach tient à déconstruire cette idée reçue : « Si ces solutions occupent aujourd’hui une place dominante, c’est en grande partie parce qu’elles sont devenues des standards, tant dans les formations que dans les usages professionnels. Cette position de leader mondial entretient la croyance qu’il serait difficile, voire impossible, de sortir de leur écosystème. Pourtant, la réalité est tout autre. Il existe aujourd’hui de nombreuses solutions souveraines, performantes et matures, capables de répondre aux besoins des organisations publiques. Ces alternatives permettent non seulement de garantir l’indépendance numérique, mais aussi de conserver une maîtrise complète des données, sans renoncer aux usages collaboratifs attendus par les agents. »

Hexagone, un choix simple et adapté aux collectivités

Avant de faire son choix, la commune de Ville-la-Grand a testé plusieurs solutions, dont Wimi. Cette phase d’évaluation a été déterminante pour confronter les outils aux réalités du terrain. Ce qui a fait pencher la balance en faveur de la suite collaborative Hexagone, c’est avant tout sa simplicité d’utilisation et son adaptation aux besoins spécifiques des collectivités territoriales et des agents. L’outil a su répondre de manière concrète aux attentes exprimées, sans complexifier les usages. Les bénéfices de la mise en place de la suite Hexagone se sont rapidement fait sentir. La collectivité a pu moderniser ses pratiques, notamment grâce à la coédition et au partage simplifié des documents. Aujourd’hui, plusieurs projets et instances sont entièrement gérés sur la solution : conseils municipaux, préparation budgétaire, travaux de la municipalité. Par ailleurs, la suite collaborative Hexagone offre à chaque agent un véritable espace de travail numérique centralisé. Messagerie, partage de documents, coédition et gestion de projets contribuent à une organisation plus fluide et à une collaboration renforcée entre les services.

Le déploiement de la suite collaborative Hexagone auprès des agents

Le déploiement d’Hexagone à Ville-la-Grand illustre comment allier modernisation, sécurité et accompagnement des agents dans une transformation numérique réussie.

Une conduite du changement progressive portée par les services

Changer les habitudes peut être un défi, et un ajustement organisationnel peut perturber les services, mais l’implication de certains services moteurs a permis de réussir le déploiement et d’accompagner efficacement les équipes. Michaël Jacquemond souligne toutefois un facteur clé de réussite : la présence de services moteurs, qui ont su porter le déploiement auprès des autres services, en s’appuyant sur les relations de proximité entre collègues. La compétence interne et cette proximité ont joué un rôle déterminant. Initialement, le déploiement devait se faire de manière progressive, par module, en commençant par un projet ciblé à destination des directeurs et directrices. Finalement, certains services volontaires ont souhaité aller plus vite que prévu et migrer l’ensemble de leurs données. Une fois cette migration effectuée, l’usage quotidien de la solution s’est imposé naturellement, permettant à ces services de devenir de véritables ambassadeurs auprès des autres.

L’accompagnement, pilier central du déploiement

Dans la conduite du changement, l’accompagnement a occupé une place centrale. Il ne s’agissait pas seulement de répondre à des questions techniques, mais surtout de rassurer les agents. L’enjeu était de leur montrer que la solution n’allait pas bouleverser leur travail, mais au contraire faciliter certaines tâches, fluidifier les échanges et faire évoluer les pratiques, sans remettre en cause le fond de leurs missions. Des formations ont été organisées, sous forme de sessions collectives mais aussi d’accompagnements individualisés, directement sur le poste de travail et sur des besoins précis. Une présence continue a été assurée pour maintenir la dynamique et éviter que l’adhésion ne retombe au fil du temps.

Lever les craintes et favoriser l’appropriation de l’outil

L’arrivée d’un nouvel outil suscite toujours des craintes. À Ville-la-Grand, la principale inquiétude des agents concernait la possibilité de continuer à travailler comme auparavant : peur de perdre des fonctionnalités, de ne plus retrouver les documents ou de devenir moins efficaces. Cette phase de transition a été transformée en opportunité. La migration a permis de faire du tri dans les documents, d’avoir une vision plus claire et à jour des contenus, et de repenser l’organisation documentaire. Chaque service a pu définir sa propre architecture et sa nomenclature, rendant la prise en main plus simple et moins anxiogène.

Une adoption solide et des usages ancrés dans le quotidien

Aujourd’hui, l’adoption de la suite collaborative Hexagone est jugée bonne. Le passage à la messagerie Hexagone a permis à de nombreux agents d’entrer pleinement dans la solution, tandis que les nouveaux arrivants découvrent directement le fonctionnement de la collectivité à travers cet outil. Les usages concernent principalement la gestion quotidienne des services, l’ensemble des missions étant désormais traitées depuis Hexagone pour les équipes ayant migré. Des projets sont également menés grâce à la solution, au sein des services comme de manière transversale.

Pourquoi recommander des solutions souveraines aux collectivités ? 

Choisir une solution souveraine, c’est pour une collectivité allier sécurité, modernisation et contrôle des données. Au-delà de l’aspect technique, c’est un projet stratégique qui nécessite l’implication des élus et un accompagnement méthodique pour garantir une adoption durable par l’ensemble des agents.

Sécurité des données et modernisation des services

« Les administrations publiques traitent des données publiques avec des deniers publics. Il est donc primordial que les données soient hébergées en France et répondent aux normes de cybersécurité les plus exigeantes. », cite Michaël Jacquemond, Directeur des Ressources Humaines. Mais la souveraineté numérique ne se limite pas à la sécurité, elle participe aussi à la modernisation des services publics, en favorisant de nouveaux usages, en fédérant les équipes autour d’outils communs et en simplifiant la gestion des agents. À terme, cette modernisation bénéficie directement aux administrés.

Le rôle prépondérant des élus dans le déploiement

Dans un projet de cette ampleur, le rôle des élus est déterminant. Ils doivent porter le projet en interne, mais aussi être en mesure de l’expliquer en externe : pourquoi la collectivité fait ce choix, quels en sont les enjeux et les bénéfices ? L’impulsion de l’autorité territoriale est essentielle pour favoriser l’adhésion et la compréhension. À Ville-la-Grand, cette implication a permis à certains agents de dépasser une vision purement technique pour mieux comprendre les enjeux de sécurisation des données, d’hébergement en France et d’indépendance vis-à-vis des solutions américaines.

Conseils pour les DSI et décideurs face aux réticences

Face aux craintes ou aux réticences, le premier conseil donné par les intervenants est celui d’oser. Une suite collaborative ne doit pas être perçue comme une simple brique technique, mais comme une brique institutionnelle, qui transforme durablement les pratiques. Il est essentiel d’expérimenter, de comprendre les usages réels et d’identifier ce qui est véritablement indispensable pour la collectivité, plutôt que de chercher à reproduire à l’identique un outil existant. La réussite repose également sur l’alignement de l’équipe de direction, DSI, DRH, DGS et élus afin d’entraîner l’ensemble des agents dans le projet. Comme le résume Michaël Jacquemond, il ne s’agit pas d’avancer vite, mais d’avancer avec «un pas sûr et certain», condition indispensable pour une adoption durable.