Pourquoi adopter un outil de travail collaboratif ?

À quoi sert un outil collaboratif ?

Un outil collaboratif comme la suite Hexagone est une plateforme de travail qui regroupe bon nombre d’outils collaboratifs complets et sécurisés. Il facilite la collaboration au sein des organisations, qu’elles soient publiques ou privées et contribue très largement à la réussite de vos projets.

 Les avantages d’un outil de travail collaboratif

Au quotidien, un outil de travail collaboratif améliore le quotidien et la qualité de travail des utilisateurs. En effet, un outil collaboratif permet aux utilisateurs de gagner du temps et en productivité en réunissant, dans un seul et même espace, des dizaines de fonctionnalités collaboratives. Grâce à des outils collaboratifs performants et à la centralisation des ressources, une suite collaborative comme Hexagone augmente significativement la productivité des équipes.

Flexibilité et réactivité

Aujourd’hui, un outil de travail collaboratif offre de nombreux avantages en termes de flexibilité et réactivité. En ayant accès, en temps réel, aux informations, la prise de décisions est plus rapide et les organisations gagnent donc, de fait, en réactivité. Un des autres avantages et pas des moindres, celui de permettre aux équipes de pouvoir travailler, ensemble, ou qu’elles soient tout en ayant un moyen de communication très efficace grâce aux fonctionnalités de messagerie en temps réel. Enfin, si nous devions en citer que deux pour conclure, ce serait le fait de faciliter et modifier les processus de travail afin de s’adapter rapidement aux changements tout en gagnant en productivité et ayant la possibilité de suivre, en temps réel, l’avancée des projets.

Gain de temps

Un outil collaboratif est conçu pour faciliter les processus et les échanges au sein d'une équipe. Un outil de travail collaboratif permet e gagner un temps précieux notamment en optimisant les processus, en facilitant la communication et en réduisant les tâches manuelles. Ainsi, un outil collaboratif contribue à augmenter la productivité des équipes et à améliorer la qualité du travail des utilisateurs finaux.

Organisation

En termes d’organisation au sein d’une administration, publique ou privée, l’implantation d’un outil de travail collaboratif offre de nombreux avantages à l’organisation en question. En effet, un outil collaboratif permet de centraliser les informations, améliore et facilite la communication intra-équipes, permet de gagner du temps, augmente la productivité en optimisant les processus et facilite, grandement, la collaboration à distance. En d’autre termes, un outil de travail collaboratif permet d’améliorer la productivité au sein d'une entreprise.

Partage de connaissance

Un outil de travail collaboratif est un véritable outil de partage de connaissances. Bien plus qu’une simple plateforme, un outil collaboratif est un véritable catalyseur de partage de connaissance offrant de nombreux atouts aux organismes utilisateurs. En centralisant les informations, rendant les échanges plus faciles et en faisant la promotion de la culture du partage, un outil collaboratif est moyen intense pour favoriser le partage de connaissances. Un outil de travail collaboratif permet notamment d’améliorer l’efficacité et la productivité interne et promouvant l’innovation au sein de son organisation.

Comment implémenter un outil collaboratif en entreprise ?

Implémenter ou déployer un outil collaboratif en entreprise est un élément clé pour améliorer la communication, la productivité et l’innovation au sein d’une entreprise. Pour cela, une approche stratégie doit être menée et il est primordial, avant tout, d’identifier les besoins et objectifs, choisir un outil adapté et des fonctionnalités qui répondront pleinement aux besoins des collaborateurs et accompagner et former le personnel. Par la suite, il parviendra de mesurer l’utilisation de l’outil et de recueillir les retours des utilisateurs.

Encourager les collaborateurs à s’exprimer

Encourager les utilisateurs à s’exprimer au sujet du déploiement d’un outil collaboratif est essentiel. En effet, les dits utilisateurs sont les premiers à identifier les fonctionnalités qui pourraient manquer et les difficultés d’utilisation concernant l’outil collaboratif en question. En se sentant écoutés voire impliqués, les utilisateurs seront plus facilement disposés à adopter le nouvel outil collaboratif et à l’utiliser de façon optimale. Au final, en faisant confiance à vos collaborateurs, vous leur montrez que leurs opinions comptent et vous améliorez, au quotidien, leur satisfaction tout en renforçant leur engagement. L'engagement du collaborateur est donc très important !

Faire preuve de transparence

En faisant preuve de transparence quant au déploiement d’un outil collaboratif est un facteur clé pour assurer le succès de sa mise en place au sein de son organisation. En effet, la transparence permettra de :

• Favoriser l’adoption de l’outil collaboratif
• D’améliorer la communication
• D’optimiser l’utilisation de l’outil collaboratif

En expliquant les raisons du choix de l’outil collaboratif en question, en transmettant des informations sur la progression du projet et en agissant de manière collaborative, nul doute que les collaborateurs se sentiront pleinement impliqués pour la mise en place de l’outil collaboratif au sein de votre organisation.

Diversifier les tâches

« Diversifier les tâches lors du déploiement d’un outil collaboratif », voilà une excellente stratégie ! Et, cela, pour plusieurs raisons :

• Permet d’exploiter les compétences de vos collaborateurs : En effet, les collaborateurs possèdent des capacités individuelles. En les investissant, vous leur offrez l'occasion de les mettre en valeur et de se sentir valorisés.
• Favorise la formation et le développement : En pratiquant des tâches variées, les collaborateurs en question obtiennent de nouvelles compétences et développent leurs savoirs
• Renforce la cohésion d’équipe : En apportant, chacun, sa pierre à l’édifice, la variété des tâches contribue à la collaboration interne

En résumé, diversifier les tâches au cours du déploiement d’un outil collaboratif est une opération gagnante et permet d’exploiter les compétences des collaborateurs, de les mettre en valeur tout en renforçant la cohésion d’équipe.

Simplifier le système de travail

Simplifier le système de travail lors du déploiement d'un outil collaboratif est un facteur primordial pour en assurer sa bonne adoption. Un processus trop complexe et/ou fastidieux risquerait de démobiliser les utilisateurs finaux et de les freiner dans l’utilisation de l’outil. Voici une liste non exhaustive de processus à mettre en place pour simplifier le système de travail :

• Réduire le nombre de fonctionnalités : en ne conservant uniquement celles qui sont essentielles pour vos équipes.
• Normaliser les processus : en déterminant des processus précis pour chacune des tâches.
• Adopter un jargon précis : en évitant des éléments de langages trop techniques.
• Customiser l’interface : en adaptant l’interface dudit outil collaboratif en fonction des besoins de vos collaborateurs

Les fonctionnalités de l’outil de travail collaboratif Hexagone

Mail et agenda partagés

Qui, aujourd’hui, n’utilise pas une, voire plusieurs boîtes mails en simultanés ? Presque personne, et alors, ne parlons pas de l’agenda ! Dans un monde de plus en plus connecté, les mails et l'agenda partagé sont deux outils devenus des éléments indispensables de notre quotidien professionnel et personnel. Intégré à la solution collaborative Hexagone, BlueMind apporte son expertise en matière de messagerie française nativement compatible avec Outlook et d’agenda partagé. Aujourd'hui, BlueMind héberge plusieurs millions de boîtes mail. Concernant la partie « agenda », à la différence de nos concurrents, l’agenda partagé intégré à l’outil collaboratif Hexagone permet aux utilisateurs de coéditer, à distance, celui de ses collaborateurs. Par exemple, un(e) secrétaire de mairie peut avoir accès, à distance, à l’agenda de son maire. Un gain de temps précieux !

Bureau collaboratif

Rassemblé dans un seul et même espace, de nombreuses fonctionnalités bureautique n’attendent qu’à être pleinement exploitées : suite bureautique (traitement de texte, tableur, présentation), gestion des documents, gestion de projet, gestion des tâches, outil de sondage, workflow... ! Aujourd’hui, c’est plus de 400.000 utilisateurs qui ont déjà été séduits par la suite bureautique proposée par Interstis. Les fonctionnalités collaboratives de la suite collaborative Hexagone sont les outils parfait pour mener à bien la réussite de vos projets.

Administration des comptes

Un logiciel collaboratif comme celui qu’est la suite collaborative Hexagone se doit d’être parfaitement protégé. Pour cela, la solution française est tout d’abord hébergée auprès de 3DS Outscale (filiale de Dassault Systèmes) dans un environnement SecNumCloud, plus haut niveau de sécurité français certifié par l’ANSSI. Pour les organismes utilisateurs, la gestion sécurisée et l’administration des comptes et des postes est un enjeu primordial. Dans ce domaine, c’est Tranquil IT qui met à disposition sa technologie spécialisée à destination de la Direction des Systèmes d’Information. Tranquil IT propose des outils de gestion de comptes utilisateurs et de postes de travail sécurisés. Leur plateforme permet d'automatiser l'autonomie des collaborateurs, de simplifier le déploiement des mises à jour et de créer et déployer des paquets logiciels personnalisés. WAPT est leur solution de déploiement de logiciels pour Windows, permettant de maintenir à jour le parc informatique à distance via une console de management. Samba-AD émule fidèlement Active Directory de Microsoft, incluant les fonctionnalités LDAP, NTP et les stratégies de sécurité GPO.

Communication instantanée

En termes de communication en temps réel (ou instantanée), l’outil collaboratif « Linphone » développée par Belledonne-Communications et intégré à la suite collaborative Hexagone n’a pas à rougir face à ses concurrents américains. En effet, cet outil collaboratif rassemble, via une interface unique, la téléphonie VoIP, la messagerie instantanée ainsi que les appels vidéos et la visioconférence. L’ensemble de ces fonctionnalités sont accessibles à partir d’une connexion internet, sur ordinateurs de bureau, téléphones mobiles mais également sur tablette.

Pour conclure sur l’adoption d’un outil de travail collaboratif

Choisir les outils collaboratifs intégrés à la suite Hexagone, c’est rejoindre des milliers d’utilisateurs qui ont déjà fait le choix de faire confiance à des outils français, souverains et hautement sécurisés. C’est aussi opter pour une solution hébergée dans un environnement SecNumCloud, le plus haut niveau de sécurité français certifié par l’ANSSI. Faire confiance à une solution collaborative, c’est dire adieu à la multiplication des outils. Ici, ces derniers sont tous rassemblés dans un seul et même espace, accessible partout, tout le temps, avec une simple connexion internet. En résumé, un outil collaboratif améliore le quotidien et la qualité de travail des utilisateurs, tout en permettant de gagner en productivité.